حسابرسی بیمه شرکت‌ها؛ چه اسنادی باید از قبل آماده باشند؟
حسابرسی بیمه یکی از موضوعاتی است که بسیاری از شرکت‌ها و کارفرمایان، دیر یا زود با آن روبه‌رو می‌شوند. شاید در نگاه اول تصور کنید اگر شرکت شما هر ماه لیست بیمه کارکنان را ارسال کرده و حق بیمه را هم به‌موقع پرداخت کرده باشد، دیگر جای نگرانی وجود ندارد؛ اما واقعیت این است که بررسی‌های سازمان تأمین اجتماعی همیشه به اطلاعات ثبت‌شده در لیست‌های ماهانه محدود نمی‌شود.
در جریان حسابرسی بیمه، اسناد مالی، دفاتر قانونی، قراردادهای کاری، پرداخت‌های انجام‌شده و اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان نیز ممکن است مورد بررسی قرار بگیرند. هرگونه مغایرت میان این اطلاعات می‌تواند زمینه‌ساز مطالبه حق بیمه اضافی و ایجاد بدهی برای شرکت شود.
به همین دلیل، آماده‌سازی مدارک پیش از حسابرسی اهمیت زیادی دارد. اگر اسناد شرکت از ابتدا منظم و قابل پیگیری باشند، هم روند رسیدگی ساده‌تر پیش می‌رود و هم احتمال بروز اختلاف بین شرکت و حسابرس بیمه و هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده کاهش پیدا می‌کند.
حسابرسی بیمه چیست و چرا شرکت‌ها باید برای آن آماده باشند؟
حسابرسی بیمه فرایندی است که طی آن اسناد و مدارک مالی و بیمه‌ای یک شرکت بررسی می‌شود تا مشخص شود تعهدات کارفرما در قبال سازمان تأمین اجتماعی به‌درستی انجام شده است یا خیر.
فرایند بازرسی دفاتر قانونی شامل بررسی دفاتر قانونی شرکت، اسناد حسابداری و ضمائم آن، اطمینان از پرداخت حق بیمه مزد و مزایای مشمول بیمه کارکنان شاغل در شرکت، رعایت تکالیف ماده 38 قانون تامین اجتماعی در خصوص قراردادهایی که نیاز به دریافت مفاصاحساب بیمه دارد می‌باشد
بر اساس ماده ۴۷ قانون تأمین اجتماعی، کارفرمایان موظف‌اند دفاتر و مدارک لازم را هنگام مراجعه بازرسان سازمان در اختیار آن‌ها قرار دهند. بنابراین، نگهداری صحیح اسناد و امکان دسترسی به اطلاعات مربوط به دوره‌های مالی مختلف، بخشی از مسئولیت‌های مهم شرکت‌هاست.
نکته مهم اینجاست که ارسال منظم لیست بیمه به‌تنهایی به معنای پایان تمام تعهدات بیمه‌ای شرکت نیست. ممکن است در بررسی اسناد مالی، پرداخت‌هایی شناسایی شوند که از نظر سازمان نیاز به بررسی بیمه‌ای بیشتری دارند.
برای حسابرسی بیمه شرکت‌ها چه مدارکی باید آماده کنیم؟
یکی از اشتباهات رایج شرکت‌ها این است که پس از زمان دریافت درخواست حسابرسی، تازه به فکر جمع‌آوری مدارک می‌افتند. درحالی‌که بهتر است اسناد مالی و بیمه‌ای از همان ابتدا به شکل منظم نگهداری شوند.
مدارک مورد نیاز ممکن است با توجه به نوع فعالیت شرکت، دوره مورد رسیدگی و درخواست سازمان متفاوت باشد؛ اما معمولاً موارد زیر اهمیت بیشتری دارند.
۱. دفاتر قانونی شرکت
دفاتر قانونی از مهم‌ترین اسنادی هستند که در حسابرسی بیمه مورد توجه قرار می‌گیرند.
دفتر روزنامه و دفتر کل، اطلاعات مربوط به عملیات مالی شرکت را ثبت می‌کنند و بازرسان دفاتر قانونی می‌توانند از طریق آن‌ها پرداخت‌ها، هزینه‌ها و مبادلات مالی شرکت از نظر قانون تامین اجتماعی را بررسی کنند.
بهتر است اطلاعات و اسناد دفاتر قانونی شرکت در طول سال مالی براساس استانداردهای حسابرسی بیمه تنظیم شود، تا در هنگام مراجعه حسابرس بیمه از ایجاد بدهی‌های سنگین جلوگیری شود.
۲. اسناد حقوق و دستمزد کارکنان
برای این قسمت بهتر است مدارک زیر در دسترس باشند:
- لیست حقوق و دستمزد ماهانه کارکنان
- فیش‌های حقوقی و اسناد پرداخت حقوق
- لیست‌های بیمه ارسال به سازمان تامین اجتماعی
- اسناد مربوط به اضافه‌کاری و مزایای پرداختی
- مدارک پرداخت عیدی و پاداش
- اسناد مربوط به تسویه‌حساب کارکنان
- سوابق حضور و غیاب در صورت نیاز
وجود این مدارک کمک می‌کند اطلاعات مربوط به حقوق و مزایای کارکنان با مبالغ ثبت‌شده در دفاتر و لیست‌های بیمه مقایسه شود.
۳. لیست‌های بیمه و رسیدهای پرداخت حق بیمه
یکی از اسناد اصلی در حسابرسی بیمه، سوابق مربوط به ارسال لیست بیمه کارکنان است.
شرکت باید بتواند نشان دهد که در هر ماه چه افرادی را به‌عنوان نیروی کار معرفی کرده، چه مبالغی را به‌عنوان دستمزد و مزایا ثبت کرده و چه میزان حق بیمه پرداخت شده است.
برای این منظور بهتر است موارد زیر آماده باشند:
- نسخه لیست‌های بیمه ارسالی در دوره مورد رسیدگی
- رسید ثبت و ارسال لیست بیمه
- فیش‌های پرداخت حق بیمه
- رسیدهای بانکی و اسناد تسویه بدهی‌های بیمه‌ای
- مدارک مربوط به اصلاح یا جایگزینی لیست‌ها، در صورت وجود
۴. قراردادهای پیمانکاری و خدماتی
اگر شرکت با پیمانکاران، مشاوران یا مجموعه‌های خدماتی همکاری داشته باشد، قراردادهای مربوط به این فعالیت‌ها نیز ممکن است در جریان حسابرسی بررسی شود تا در خصوص رعایت تکالیف و وظایف قانونی اطمینان حاصل شود
در این شرایط بهتر است اصل قراردادها، الحاقیه‌ها، صورت‌وضعیت‌ها، صورت‌حساب‌ها، اسناد پرداخت و از همه مهمتر، مفاصاحساب ماده 38 قانون تامین اجتماعی در دسترس باشند.
نکته مهم این است که هر پرداخت در وجه اشخاص حقیقی یا حقوقی الزاماٌ مشمول بیمه نبوده و نوع قرارداد، موضوع فعالیت، نحوه اجرای کار و شرایط قانونی آن در مشمول یا غیرمشمول شدن موثر است
به همین دلیل، بهتر است قراردادها پیش از شروع همکاری یا حداقل پیش از تسویه نهایی از نظر تعهدات بیمه‌ای بررسی شوند.
۵. اسناد مالی و حسابداری شرکت
در حسابرسی بیمه، فقط اسنادی که عنوان حقوق و دستمزد دارند اهمیت ندارند. علاوه بر سرفصل حقوق و دستمزد، سایر سرفصل‌های مالی شرکت، مانند هزینه‌های عملیاتی، دارایی ثابت و …، بررسی شده و چنانچه در هر سرفصل حسابداری هزینه‌های مشمول بیمه شناسایی شود، عمل به تکالیف قانونی در خصوص این هزینه‌ها از سوی حسابرس بیمه بررسی می‌گردد.
از جمله:
- اسناد هزینه و پرداخت‌های ثبت‌شده در حسابداری
- گردش حساب‌های بانکی مرتبط با پرداخت‌ها
- اسناد مربوط به حق‌الزحمه اشخاص
- فاکتورها و صورت‌حساب‌های خدماتی
- اسناد تنخواه‌گردان و پرداخت‌های مرتبط با فعالیت شرکت
- صورت‌های مالی و گزارش‌های حسابداری
بهتر است اسناد مالی به شکلی بایگانی شوند که ارتباط هر پرداخت با قرارداد، شخص دریافت‌کننده و موضوع هزینه مشخص باشد و در خصوص هزینه‌های مشمول بیمه اقدام‌های لازم پیش از مراجعه‌ی حسابرس انجام شود
مغایرت در مدارک چه مشکلاتی برای شرکت ایجاد می‌کند؟
گاهی شرکت‌ها تمام مدارک مورد نیاز را در اختیار دارند، اما اطلاعات ثبت‌شده در آن‌ها با یکدیگر مطابقت ندارد. این مسئله می‌تواند روند حسابرسی بیمه را با مشکل مواجه کند.
برای مثال، ممکن است مبلغ حقوق ثبت‌شده در لیست بیمه با سند حقوق متفاوت باشد یا در دفاتر حسابداری هزینه‌هایی ثبت شده باشند که مستندات کافی برای توضیح ماهیت آن‌ها وجود نداشته باشد.
چنین مغایرت‌هایی منجر به طبقه بندی این هزینه‌ها در بخش موارد مشمول بیمه گزارش حسابرسی بیمه خواهد گردید، که نتیجه‌ی آن افزایش مبلغ بدهی حسابرسی بیمه است.
مهم‌ترین مشکلاتی که در این شرایط ممکن است ایجاد شوند عبارت‌اند از:
- مطالبه حق بیمه بابت پرداخت‌های مشمول که در محاسبات اولیه لحاظ نشده‌اند.
- ایجاد بدهی بیمه‌ای به دلیل مغایرت میان اسناد و اطلاعات ارسالی.
- طولانی شدن روند رسیدگی به دلیل ناقص بودن مدارک.
- دشوار شدن دفاع از عملکرد بیمه‌ای شرکت در صورت نبود مستندات کافی.
ایجاد بدهی به دلیل عدم دریافت مفاصا حساب بیمه بابت قراردادهای هزینه‌ای
بنابراین، بهتر است شرکت‌ها به‌جای اینکه منتظر اعلام بدهی از طرف سازمان بمانند، پیش از شروع بیمه وضعیت اسناد خود را بررسی کنند.
قبل از حسابرسی بیمه چه اقداماتی انجام دهیم؟
آمادگی برای حسابرسی فقط به جمع‌آوری مدارک محدود نمی‌شود. مهمتر از آن، شناسایی موارد مشمول بیمه در کلیه‌ی سرفصل‌های مالی و اقدام جهت جلوگیری از تبدیل شدن این موارد به بدهی و جریمه است.
برای این کار می‌توانید چند اقدام مشخص را در برنامه مالی شرکت قرار دهید:
۱. اسناد را بر اساس سال مالی و ماه مرتب کنید.
بهتر است مدارک حقوق، لیست بیمه، رسیدهای پرداخت و اسناد حسابداری به تفکیک دوره‌های زمانی بایگانی شوند تا هنگام رسیدگی نیازی به جست‌وجوی طولانی نباشد.
۲. اطلاعات لیست بیمه را با حقوق و دستمزد تطبیق دهید.
بررسی کنید مزد و مزایای مشمول بیمه شناسایی شده در لیست حقوق منطبق با قانون بوده و بخشی از مزایای مشمول بیمه را به اشتباه به عنوان مزایای غیرمشمول شناسایی نکرده باشید.
۳. قراردادهای شرکت را از نظر بیمه‌ای بررسی کنید.
قراردادهای پیمانکاری و خدماتی را به‌صورت جداگانه بررسی کنید تا وضعیت تعهدات بیمه‌ای هر قرارداد مشخص باشد.در خصوص این قراردادها بررسی کنید آیا مفاصاحساب بیمه از طرف پیمانکار دریافت شده است یا نه.
فراموش نکنید! دامنه‌ی قراردادهای پیمانکاری از نظر قانون تامین اجتماعی بسیار گسترده‌تراز کارهای پیمانکاری است که ما میشناسیم.
پس تعریف کار مقاطعه و پیمان را از نظر قانون تامین اجتماعی بشناسید
۴. پرداخت‌های ثبت‌شده در دفاتر را بررسی کنید.
اطمینان پیدا کنید برای کلیه‌ی هزینه‌ها و پرداخت‌های شرکت، ضمائم معتبر اثبات کننده‌ی رویداد مالی وجود دارد.
نبود ضمائم خرید کالا، مانند فاکتور خرید معتبر، رسید پرداخت و …، منجر به مشمول بیمه شدن هزینه‌های غیرمشمول خواهد شد!
۵. از یک متخصص امور بیمه‌ای کمک بگیرید.
برخی مغایرت‌ها ممکن است از دید حسابدار یا مدیر مالی پنهان بمانند، اما در بررسی تخصصی بیمه‌ای اهمیت پیدا کنند. استفاده از مشاوره تخصصی پیش از شروع حسابرسی بیمه می‌تواند به شناسایی این موارد کمک کند.
خدمات مشاوره و بررسی امور بیمه‌ای شرکت‌ها در یاری تأمین
آماده بودن اسناد و مدارک، اولین قدم برای عبور از فرایند حسابرسی بیمه بدون دردسرهای غیرضروری است؛ اما گاهی حتی با وجود بایگانی منظم مدارک، برخی مغایرت‌ها یا ایرادات بیمه‌ای تا زمان رسیدگی سازمان تأمین اجتماعی مشخص نمی‌شوند. شناسایی این موارد پیش از شروع حسابرسی می‌تواند از ایجاد بدهی‌های پیش‌بینی‌نشده و مشکلات بعدی جلوگیری کند.
در همین راستا، یاری تأمین امکان استفاده از خدمات «چکاپ بیمه» را فراهم کرده است تا شرکت‌ها بتوانند پیش از مواجهه با مشکلات احتمالی، وضعیت امور بیمه‌ای خود را بررسی کنند. اگر می‌خواهید از صحت عملکرد بیمه‌ای مجموعه خود اطمینان بیشتری داشته باشید، می‌توانید با مراجعه به صفحه چکاپ بیمه یاری تأمین، با این خدمت آشنا شوید و برای بررسی وضعیت بیمه‌ای شرکت خود اقدام کنید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر و ارتباط با یاری تأمین:
- وب‌سایت: https://yaritamin.com
- تلفن تماس: ۰۲۱۶۶۵۶۲۱۵۱
- شماره موبایل: ۰۹۳۷۴۷۱۱۱۲۱